سألني سائل اليوم عن أهم مهارة يجب أن يتمتع بها مدراء المشاريع اليوم؟
لا أدري إن كان ما سأقوله هماً عاماُ أو خاصاً بي، إذ وجدتني بغير تردد أقوله له، إن أهم مهارة يجب أن يتقنها مدير المشروع اليوم هي إدارة فرق العمل الافتراضية Virtual Teams
فبحسب تقرير RW3 CultureWizard فإن حوالي 87% ممن يعملون في شركات متعددة الجنسيات يقومون ببعض المهام الافتراضية (عن طريق التواصل على شبكة الانترنت)، بينما تلقى 16% منهم فقط التدريب على العمل الافتراضي. يشير التقرير أيضاً إلى ما يلي:
- 41% ممن يعملون في فريق افتراضي لم يسبق لهم لقاء زملائهم وجهاً لوجه
- 33% ذكروا أنه على الأقل نصف الفريق كان موجوداً خارج البلد الأم التي يتم فيها العمل
- إضافة إلى التحديات التالية:
نحن نعلم تماماً أن أفضل طريقة للتواصل هي وجهاً لوجه، و لا شيء يعادل محادثة تتم في غرفة العمليات war room بين مدير المشروع و فريق العمل، حيث يستطيع أن ينقل لهم كل المعلومات التي يريد أن ينقلها أو يأخذها، مع القدرة على قراءة ردات فعلهم و لغة جسدهم و الاشارات المختلفة التي تصدر عنهم و التعامل معها بشكل مباشر، مع الاستعانة بالأدوات المساعدة كاللوح و الورقة و القلم.
لكن للأسف أصبح هذا الأمر حالياً يكاد يكون ضرباً من ضروب الخيال، فمع التقدم العلمي الكبير أصبحت الكرة الأرضية أصغر و أصغر حجماً و المدراء التنفيذيون للاستفادة من هذه الفرصة قفزوا إلى الأسواق العالمية للحصول ليس فقط على المشاريع و إنما أيضاً على الموارد المختلفة و التي يمكن أن تكون أقل تكلفة و أكثر مهارة، لذا أصبح من الطبيعي أن يجد مدير المشروع نفسه حالياً يتعامل مع أشخاص يتكلمون لغات مختلفة و يعيشون في أماكن مختلفة و لهم ثقافات عمل مختلفة بل و يعملون في ساعات مختلفة بسبب فارق التوقيت، ألا يمثل ذلك بالفعل تحدي غير عادي لمدير المشاريع الجديد؟!
إذا كنت عزيزي القارئ ممن يواجهون هذا التحدي فأنصحك بما يلي:
- تأكد أولاً أنك تتقن اللغة الانكليزية بشكل جيد و خاصة في مجال إدارة المشاريع. تأكد من استخدام المصطلحات المناسبة في اللغة اليومية العملية و اعمل على تحسين لهجتك كي تكون مفهومة للجميع
- قد يكون من الصعب جداً جمع الفريق في مكان واحد، ومع ذلك وعلى الأقل في بداية المشروع احرص على عقد اجتماع للجميع بحيث يلتقي الجميع وجهاً لوجه و تتاح لهم الفرصة للتعرف على بعضهم البعض بشكل مناسب
- تجنب استخدام ما هو خاص بالثقافة المحلية كالمصطلحات الخاصة التي لا يفهمها إلا أهل بلد معين. إذا فعلت ذلك تأكد من شرحها بشكل جيد للمتلقي
- من المهم جداً إتقان استخدام أدوات العمل الافتراضي و التي أصبحت الآن كثيرة جداً كـ trello و Jira و Monday وغيرها فهي تسهل عليك متابعة المهام مع الفريق الافتراضي و التواصل معهم بشكل فعال
- رغم أنني شخصياً لا أحب استخدامها إلا أنها أصبحت واقعاً، استخدم وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة كالفيس بوك و الواتس أب و غيرها للتواصل و خلق بيئة عمل ممتعة و فعالة في نفس الوقت مع الفريق
- إذا كان الأمر يتطلب ذلك، قم بإنشاء قاموس Glossary للمصطلحات التي تستخدمونها في بيئة العمل يشمل الاختصارات المتداولة و التي يمكن أن تشكل تحدياً لمن هو جديد على الفريق أو بيئة العمل
- استخدم وسائل الاتصال المباشر بالصورة و الصوت عندما ترغب بالتواصل مع أحد أعضاء الفريق كلما كان ذلك ممكناً و احرص على نوعية عالية للاتصال و الأجهزة المستخدمة
- تأكد من وصول المعلومات بشكل صحيح بين الطرفين عن طريق طلب تكرار هذه المعلومات للتأكد من فهمها بشكل جيد.
- اجعل لنفسك روتيناً يومياً للتواصل تحدد فيه أوقات الاجتماع أو الاطلاع على التقارير أو متابعة المهام على أدوات العمل الافتراضي، ووقتاً للانقطاع عن التواصل و التفرغ للمهام الأخرى
- تجنب استخدام push notifications و احرص على أن تكون انتقائياً في المعلومات التي تريد أن تتطلع عليها أو تتابعها حفاظاً على صحتك النفسية
مع كل هذه النصائح لا بد في النهاية أن تمر ببعض الوقت كي تطور أسلوبك المناسب لإدارة هذا النوع من الفرق بحسب الوضع فكل مشروع كما تعلم عزيزي القارئ هو حالة خاصة و يحتاج إلى استراتيجية تواصل خاصة
إذا كان لديك المزيد من النصائح فشاركنا بها للفائدة ودمتم مدراء المشاريع بخير وصحة
