مترجم بتصرف
يعرف معهد إدارة المشاريع (PMI) و الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) مصطلح مكتب إدارة المشاريع (PMO) بأنه ” هيكل إداري ينظم عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع و يسهل تقاسم الموارد و المنهجيات و الأدوات و التقنيات “.
عملياً يتم عرض مكاتب إدارة المشاريع بعدد كبير من المميزات عبر المنظمات والصناعات. لا يوجد تنظيم معين ومستوى السلطة والاستقلالية يختلف عبر المنظمات والصناعات. يجب أن تكون الوثيقة الأساسية لمكتب إدارة المشاريع منح إطار عمل والذي يزيد من قدرة المنظمة على تقديم قيمة الأعمال باستمرار بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية. نظراً لأن المنظمات تخضع لعملية تحول رشيقة فهناك حاجة وثيقة تنعكس بكيفية تكيف مكتب إدارة المشاريع ذاتياً ليصبح رشيقاً ويستمر بالبقاء على قاعدته بطريقة العمل الجديدة.
يكشف استطلاع Pulse of the Profession® لعام 2021 الذي أجراه معهد إدارة المشاريع PMI عن ظهور مؤسسات “الجمباز”. تجمع المنظمات وفرق المشروعات الخاصة بها بين الهيكل المشكل بها والحوكمة مع القدرة على المرونة والتغيير متى و حيث لزم الأمر لذلك. تشير أبحاثهم أن مؤسسات الجمباز تحقق نجاحا أكبر عن طريق تطوير مجموعة من قدرات تسليم القيمة وأن الشركات التقليدية ما لم تتمكن من محاكاة هذا المنهج فإن المخاطرة ستصبح مؤكدة في العالم الرقمي المتزايد والذي لا يمكن التنبؤ به.
في هذا السياق تصبح الحاجة إلى ظهور مكتب إدارة مشاريع رشيقة ملحة من خلال الإدارة الرشيقة لا نعني استخدام منهجيات رشيقة أكثر من معنى تبني عقلية الإدارة الرشيقة بشكل حقيقي.
وقبل البحث عما يتطلب للحصول على مكتب إدارة رشيقة للمشاريع لنقف بسرعة عند التصورات السلبية لمكتب إدارة المشاريع PMO :
- عملية موجهة بشكل كبير وتعتبر مرهقة من قبل أقسام أخرى من المنظمة
- لا تتماشى أولويات المشروع مع الاستراتيجية
- يركز فقط على تلبية التوقعات للإدارة العليا ويفتقر إلى تقديم أي قيمة حقيقية لفرق المشاريع
- عدم وضوح الرؤيا بشأن عائد الاستثمار لمبادرات المشروع والبرامج (ROI) ويركز بشكل أساسي على انتهاء المشروع
يفترض دليل معهد إدارة المشاريع للنشاطات الرشيقة PMI Agile Practice أن يكون مكتب إدارة المشاريع PMO مدفوعاً بالقيمة، ويقسم الوظائف المتعددة الاختصاص المدعومة بدافع الابتكار. لنلقي الآن نظرة على عوامل النجاح لمثل هذا النموذج من مكتب الإدارة الرشيقة للمشاريع:
- التوافق مع استراتيجية المنظمة:
المحافظ والبرامج والمشاريع هي أدوات تستثمر من خلالها المنظمات الموارد القيمة مثل الموارد البشرية والبنية التحتية والمالية وغيرها لتحقيق نتائج ملموسة وغير ملموسة من أجل تقديم منفعة أو قيمة معينة. ونظراً لأن هذه الموارد لا تتوفر أبداً بكميات كبيرة وكما أن التوقعات في الوقت المحدد للتسويق أصبحت أكثر شدة فقد أصبح مهماً أن تُستثمر هذه الموارد في المبادرات ذات الأهمية الأكبر لتطلعات وطموحات المنظمة.
تحتاج المنظمة النموذجية في أي وقت إلى تنفيذ عدد كبير من المشاريع والبرامج. تحوي وحدات وأقسام الأعمال المختلفة الأخرى بدائلها الخاصة بالنسبة لأولويات التسليم. في هذا السياق يلعب مكتب إدارة المشاريع دوراً لضمان ذلك من خلال تحديد أولويات المحفظة والبرامج والمشاريع. يتم استثمار الموارد في المبادرات التي تؤدي إلى تحقيق أكبر قدر من أهداف المنظمة.
تصبح القيمة الحقيقية لمكتب الإدارة الرشيقة للمشاريع واضحة عندما لا يستهدف نشاط الأولويات إلى دفع رؤية الإدارة العليا إلى فرق التسليم فحسب بل أيضاً يركز على تقريب تطلعات المنظمة وقدرتها الحالية على التنفيذ وتحقيق التوافق بين هذين الهدفين مما يؤدي إلى المنفعة العامة للمنظمة.
مثالنا هنا أنه تقليدياً يضطر مديرو الموارد إلى تخصيص مواردهم إلى مبادرات عديدة ذات أولوية عالية. في حين أن مجموع الساعات التي يتم تخصيصها ورقياً لمشاريع وبرامج مختلفة يصل إلى 100% بينما في الواقع ليست كذلك. يضيع وقت ثمين في استبدال المضمار بالإضافة إلى أن القيام بهذه الأمور لفترات طويلة يؤثر في النهاية على جودة العمل ويمكن أن يؤدي إلى الإرهاق.
مثال آخر يمكن حدوثه عندما يتم إدخال تقنية جديدة لتحقيق هدف المنظمة يتم عمل مراجعة عملية لمعرفة ما إذا كانت المهارات والمعارف الضرورية متوفرة في المنظمة فإن لم تكن متوفرة فيجب أخذ أهميتها بعين الاعتبار وفي هذا السياق ومن خلال العمل كحلقة وصل بين مختلف الأقسام والفرق وتوجيه جميع الفرق باتجاه الأهداف المتزنة بشكل جيد والتي يستطيع مكتب إدارة المشاريع إثبات قيمتها الحقيقية.
- العمليات البسيطة و الحوكمة :
إن عمليات التسليم والحوكمة ضرورية لضمان منهج ملائم في تحقيق النتائج وبنفس القدر من الأهمية امتلاك بروتوكولات تصاعدية لاتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة. في الأوقات الحالية حيث أصبحت نشاطات التسليم السريع هي القاعدة. من المهم معرفة وتقدير أن نهجاً واحداً يناسب الجميع لا يصلح دائماً. تناسب منهجيات التسليم المختلفة بشكل أفضل أنواع المشاريع والنتائج المختلفة. من المحتمل أن السلسلة التقليدية أو المزيج الهجين من السلسلة والنشاطات السريعة تنسب فرق عمل ومشاريع معينة. يجب أن يقر مكتب إدارة المشاريع الرشيقة بهذا الأمر وأن يكون قادراً على توجيه أعضاء فريق المشروع إلى منهجيات التسليم المناسبة بجانب مجموعة خفيفة وفعالة من نماذج العمليات والحوكمة. لا ينبغي لمكتب إدارة المشاريع PMO أن يكون هو المنفذ بل أن يكون شريكاً مستثمراً بالكامل في الإدراك الناجح لنتائج المشروع.
- المساهمة بالتميز في التسليم:
يمكن لمكتب إدارة المشاريع الرشيقة تقديم قيمة لبقية المنظمة من خلال منح الأدوات الضرورية والعمليات والمقاييس لمراقبة وتتبع وإعداد التقارير حول كيفية تسليم فرق العمل لنتائج البرنامج والمشروع. يجب أن تتضمن المعدات والعمليات كافة وسائل التتبع والإبلاغ عن تقدم نتائج فرق العمل والمتابعة والإبلاغ داخل فريق العمل نفسه وما يتعلق به لتجميع أولويات فريق العمل وتعيينها وفقاً لأولويات المنظمة. يجب على فرق العمل أيضاً أن تكون قادرة على الوصول إلى العمليات والأدوات لإزالة العوائق ومراقبتها وتتبع المخاطر. أضف إلى ذلك يجب على مكتب إدارة المشاريع (PMO) أن يضع مجموعة من المقاييس التي تقيس بشكل فعال التميز في تسليم العمل والتميز التشغيلي والتقني لفريق العمل وبالتالي تميز المنظمة. يجب أن تمنح هذه المقاييس المعلومات اللازمة والضرورية للمنظمة لاتخاذ قرارات أفضل.
- 3. الفريق المتعدد التخصصات:
تمر المنظمات عبر الصناعات بتشكيلات جديدة وتغييرات جذرية. من المسلم به أن التطور السريع في التكنولوجيا مثل انتشار الذكاء الاصطناعي (AI) / تعلم الآلة عبر الصناعات (ML) والطرق الجديدة في العمل مثل التحكم عن بعد و تنمية المواطن….. إلخ لها تأثير عميق على كيفية أداء المنظمات. مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو إحدى الوحدات بحكم طبيعة ميثاقها في وضع مثالي كعامل تغيير حقيقي يمكن فرق عمل المشروع من تقديم أفضل ما لديهم من أداء. ومن أجل القيام بذلك يجب أن يكون موظفو مكتب إدارة المشاريع (PMO) من ذوي الخبرة ليس فقط على صعيد منهجيات إدارة البرامج و المشاريع بل لأيضاً على صعيد الذكاء في الأعمال والتكنولوجيا.
النتيجة:
في هذه الأوقات المثيرة حيث تمر الأعمال عبر مجالاتها العديدة بسلسلة من التحولات وإعادة الابتكار وتحسين عروض المنتجات تعد سرعة ورشاقة مكتب إدارة المشاريع مساهماً مهماً في سرعة أعمال المنظمة.
