٣ تعريفات أساسية في إدارة المشروعات؟

نورد فيما يلي بعض التعريفات المهمة عن إدارة المشروعات. ما المشروع؟ وما إدارة المشروعات؟ وما الفرق بين المشروعات والعمليات؟

 

ما هو المشروع Project؟

يعرف كتاب PMBOK الصادر عن معهد إدارة المشروعات PMI المشروع كما يلي:
[dt_sc_titled_box type=”titled-box”]

A Project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product, service or result.

المشروع نشاط مؤقت، يُنفذ للحصول على منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة. [/dt_sc_titled_box]
إذن ما أستطيع أن أعتبره مشروعًا يجب أن يحقق شرطين:

• الشرط الأول: يجب أن يكون مؤقتًا transient/temporary بمعنى له بداية وله نهاية.
• الشرط الثاني: يجب أن يكون غير متكرر unique أي أن النشاط يحدث مرة واحدة والنتائج لا تتكرر.

 

إذن كل مشروع هو نشاط فريد لا يتكرر وهو نشاط مؤقت، وأيضا مخرجاته تكون فريدة. فبناء برج تجاري مثلا هو مشروع لأن هذا النشاط نشاط مؤقت، نشاط فريد لا يتكرر، حيث يعطيني برج لا يشبه أي برج في العالم. وكما نرى، من الممكن أن يعطيك المشروع منتجًا ملموسًا، ومن الممكن أن يعطيك خدمة أي يمكن أن يكون المخرج غير ملموس، على سبيل المثال، عند تنظيم دورة تدريبية، أليست مشروعًا/ أليست نشاطًا مؤقتًا؟ نعم نشاط مؤقت. هل سوف تتكرر؟ هل سيكررها نفس المدرب، مع نفس المتدربين، في نفس الأوقات، بنفس الحديث؟ لا، إذن هي لا تتكرر. ما هي مخرجات ذلك المشروع؟ خدمة Service فالدورة التدريبية خدمة، والصيانة خدمة، إلخ.

 

البعض يقول مثلا: تلك الفيلا سوف أصنع منها نسخة أخرى في مكان آخر، فهل تكررت؟ طالما قلت في مكان آخر، فهي ليست نفس الفيلا، والقائمين على العمل فيها ليسوا نفس الأشخاص، وربما ليس نفس العميل. إذن بهذه الاختلافات أصبح لدينا مشروع جديد، فهذا مشروع وذاك مشروع آخر، فالمكان الآخر قد تختلف به التربة، قد يختلف فيه العميل، قد تختلف فيه التصاريح والتراخيص التي يجب الحصول عليها، ولهذا يعتبر مشروعًا آخر جديدًا.

 

ما الفرق بين المشروع Project والعمل Business؟

هنا أيضا يجب أن نفرق تماما ما بين المشروع Project والعمل Business فالمشروع ليس عملا!

 

مثلا مصنع يقوم بصناعة الملابس هل هذا مشروع Project أم عمل Business؟ هذا عمل وليس مشروعًا؟ أما إنشاء المصنع يُعد مشروعًا Project لأنه نشاط مؤقت وهذا المصنع لا يشبه أي مصنع في العالم. أما المصنع في حد ذاته فهو عمل Business يدار بوصفه عملا Business ولا يدار بوصفه مشروعًا Project فهو نشاط مستمر وأعمال متكررة وخطوط إنتاج وعمليات متكررة. أما إذا أردنا أن نضع خط إنتاج جديد، فهذا مشروع Project يُنفذ داخل عمل Business؟

 

إذن الأشياء التي تحدث داخل العمل Business هي مشاريع Projects، فمثلا شركة المقاولات تُعد عملا Business لكن شركة المقاولات عندما تقوم ببناء برج فهي تقوم تنفذ مشروعًا Project.

 

إذن نضع التعريف أمامنا من جديد: المشروع هو نشاط مؤقت وفريد ويعطيني شيئا فريدًا، مخرجاتٍ فريدة. أما العمل Business مستمر، يكبر وينمو، مثل شركة أو مصنع أو مستشفى وغيرها. فالعمل هو السوق الأكبر وكما قلنا قد يكون داخل العمل Business بعض المشاريع Projects.

 

على سبيل المثال، ثمة شيء آخر يتسم به العمل Business فنحن نقوم فيه بعمليات تسويق وبيع Marketing and Sales لكن في المشاريع لا يوجد لدينا لا تسويق ولا مبيعات. فأنا كمدير مشروع، ليس من مسؤوليتي أن أسوق المشروع وليس من مسؤوليتي أن أبيع منتج المشروع.

 

غير أن معظم الشركات الآن تتعامل مع أنشطتها كمشاريع، فالبعض إذا أراد أن يوظف موظفين يعتبره مشروعًا، والبعض إذا أراد أن ينفذ حملة تسويقية يعتبره مشروعًا ويتعامل معه كمشروع، وإذا أراد أن يضع الميزانية السنوية يتعامل معها كمشروع. هذه الأنواع من الشركات نسميها Project-based Organization فهي تحول أعمالها إلى مشاريع، وهذا يساعدها بشكل فعال في تنظيم أعمالها وتنظيم جهدها وتنظيم مواردها، لكنها في الحقيقة ليست Projectized لأن هناك فرق بين Projectized Organization و Project-based Organization.

 

ومن ثم، يوجد أمثلة كثيرة على ما يمكن أن نعتبره مشروعًا، فالمشاريع من الممكن أن تكون في مجال تكنولوجيا المعلومات IT ومن الممكن أن تكون بناء ً Construction ومن الممكن أن تكون مالية Financial ومن الممكن أن تكون ضمن الموارد البشرية HR مثل تعيين موظفين، أو تدريب موظفين، أو تسجيل 1000 موظف مثلا في التأمينات الاجتماعي، من الممكن أن نتعامل مع مثل هذه المهام بوصفها مشروعًا، نضع له جدولا زمنيا، ونحدد له موارد، ونضع له خطة المخاطر، وغيرها. بمعنى آخر نتعامل معه تماما كمشروع.

 

وبذلك نكون قد شرحنا الفرق بين Project و Business Operation.

 

ما هي إدارة المشروعات Project Management؟

يعرف معهد إدارة المشروعات PMI في كتابه PMBOK مفهوم إدارة المشروعات بالتالي:

[dt_sc_titled_box type=”titled-box”]

Project management, is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements.

إدارة المشروعات هي استخدام المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات في أنشطة المشروع بما يحقق متطلبات المشروع.[/dt_sc_titled_box]
وقد تحدثنا عن الأدوار المطلوبة من مدير المشروع والمهارات المعرفية التي يجب أن يتقنها حتى يمكنه أن يدير مشروعه أيضا. وكذلك تحدثنا عن أسباب نجاح المشروعات.

 

كذلك تعرف جمعية إدارة المشروعات بالمملكة المتحدة في كتابها APM Body of Knowledge مفهوم إدارة المشروعات بالآتي:
[dt_sc_titled_box type=”titled-box”]

Project management is the process by which projects are defined, planned, monitored, controlled and delivered such that the agreed benefits are realised. Projects are unique, transient endeavours undertaken to achieve a desired outcome. Projects bring about change and project management is recognised as the most efficient way of managing such change.

[/dt_sc_titled_box]
إذن يمكن تعريف إدارة المشروعات بأنها العملية التي يتم فيها تحديد المشروع والتخطيط له، وضبط ومراقبة أعمال المشروع، وتسليمه. وذلك لنحصل على النتائج المرجوة من المشروع.

 

وكل مشروع يأتي بتغيير محدد، أي يغير في شيء ما. كقاعدة عامة في الأعمال، كل تغيير كل تغيير يترافق بممانعة تغيير Change Resistance والكثير من المشاريع تفشل بسبب ممانعة التغيير فبعض الأشخاص لا يؤمنون بالتغيير، يرون أن المشروع ليس له داعٍ وليس له أهمية وأن ذلك المشروع مضيعة للوقت وما إلى ذلك. فتجد بعض الموظفين يقولون نحن كنا نعمل بشكل جيد، نحن نعمل منذ 20 عاما بهذه الطريقة، ما هي أهمية هذا المشروع! فتجد تشكيكًا في أهمية هذا المشروع. كل هذا تندرج تحت مقاومة التغيير Change Resistance وهي مسؤولة عن فشل حوالي من ٢٠٪ إلى ٢٥٪ من إدارة المشروعات. وطبعا يوجد غيرها من أسباب فشل المشروعات التي سبق أن تناولناها.

 

طرق التعامل مع معارضة التغيير: تعد إدارة المشاريع بشكل احترافي Project Management هي إحدى أهم الوسائل للتغلب على مقاومة التغيير. فلكي نستطيع أن نقنع أطراف المعنية بالمشروع Stakeholders ونجعلهم في صف المشروع ويعملون على دعمه، يجب أن تتم إدارة المشروع بشكل احترافي. بمعنى إذا كنت تعمل بمشروع ويديره مدير مشروع محترف، فأنت بطبيعة الحال تحترمه وتقتنع بإدارته وقدراته، ومن ثم تدعم المشروع. أما إذا وجدت أن إدارة المشروع فاشلة، فأنت بدورك بشكل أو بآخر تقف ضد هذا المشروع وهذا المشروع سوف تتم عرقلته.

 

في الحقيقة، توجد العديد من الوسائل، ومدير المشروع هو الذي يختار الاسلوب الأمثل للتعامل مع معارضة التغيير Change Resistance وهذا يختلف حسب المشروع وإدارة المشروع سواء كان عن طريق إعطاء الموظفين حوافز أو إلحاقهم بتدريب معين يساعدهم على التعامل مع التغيير، وغيرها العديد من الأمثلة التي تختلف بحسب المشروع.