وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter

كنا قد تحدثنا عن مجموعة عمليات البدء Initiating Process Group وذكرنا أنها أولى مجموعات عمليات إدارة المشروعات وهي تلك العمليات التي سوف نقوم بها لتحديد مشروع جديد، أو مرحلة جديدة لمشروع موجود عن طريق الحصول على إذن رسمي أو صلاحية إطلاق هذا المشروع أو إطلاق هذه المرحلة. وذكرنا أنها تتألف من عمليتين، وهما: وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter وتحديد المعنيين بالمشروع Identify Stakeholders.

 

دعونا نبدأ إذن بشرح العملية الأولى وهي وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter

 

ويمكن تعريفها بأنها عملية وضع وثيقة تعطي الإذن الرسمي بإطلاق المشروع وتعطي مدير المشروع أيضا الصلاحية بالبدء في استخدام موارد المشروع.

 

التشارتر وما أدراك ما التشارتر!

 

إنها الوثيقة الخاصة، والمرجع المقدس لمديري المشروعات المحترفين الذي لا يقبلون أن يمارسوا دورهم وصلاحياتهم من دونه. إنها الوثيقة الغامضة التي تساءل الكثيرون لماذا نحتاجها وما هي وكيف نكتبها، بل حتى اختلفوا في ترجمتها فمنهم من قال هي الميثاق ومنهم من قال هي الوثيقة الأساسية ومنهم من قال غير ذلك.

 

ولتبسيط الأمور دعونا نفترض أننا قد فزنا بمناقصة، أو جاءنا مشروع بالأمر المباشر، فقامت الإدارة العليا بتكليفك بإدارة هذا المشروع، فكيف يتم ذلك يا ترى؟ هل يكفي الأمر الشفهي ليعطيك السلطة بمباشرة عملك كمدير مشروع؟ من يسمح لك بالبدء باستخدام موارد المؤسسة المادية والمعنوية؟ ما هي الوثيقة التي صرحت لك بذلك؟ لا بد من وجود وثيقة، هذه الوثيقة هي التي نسميها Project Charter، وقد تكون هذه الوثيقة موجودة بشكل أو بآخر، فعلى سبيل المثال إذا قمنا بتوقيع عقد مع العميل فهذا العقد بمثابة Charter لأنه أعطاك الإذن، وأعطاك التصريح بالبدء بالمشروع، وممارسة عملك كمدير مشروع. وكمثال آخر، هناك بعض الشركات التي تستخدم وثيقة يطلق عليها “أمر مباشرة” أو “أمر تكليف”، فأمر التكليف وأمر المباشرة في الشركات التي تستخدمه هو أيضا بمثابة Charter الذي يعطيك الإذن بإطلاق المشروع، وهو الذي يعطيك صلاحياتك كمدير مشروع، فإذن هذا أيضا بمثابة Charter. قد يكون له أسماء مختلفة لكن في النهاية هي الوثيقة التي تعطي الصلاحية بإطلاق المشروع، وتعطيك صلاحياتك لممارسة مهامك كمدير مشروع، ومن الطبيعي أن يتضمن ميثاق المشروع بعض المعلومات الأساسية الأخرى التي سنتناولها لاحقًا.

 

ما هي مدخلات عملية وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter؟

المدخلات Inputs هي الأمور التي يجب أن آخذها في عين الاعتبار، ما هي الأمور التي يجب أن تكون متوفرة لدينا لكي أستطيع أن أبدأ هذه العملية؟ الآن أريد أن أكتب ميثاق مشروع، أو أمر المباشرة، أو أمر التكليف، فما المفروض أن يكون موجودًا عندي، ما هي الأشياء التي يمكنني أن استعين بها؟

 

• بيان العمل الخاص بالمشروع Project Statement of Work SOW

خاصة إن كان المشروع بالتعاقد المباشر، قد تتفق أنت والعميل أن تقوم ببناء فيلا له، أو أن تقوم بتركيب شبكة له، أو أن تقوم ببرمجة موقع إلكتروني Website له، فغالبا هو عندما طلب منك هذا، أعطاك وصفًا، يعطيك بنود الأعمال Statement of Work  وأحيانا يسمونها جدول بنود الأعمال أو وصف عن العمل أو ما إلى ذلك، فإن أمدني به العميل فهو من الأشياء التي يمكن ان أستخدم بعض المعلومات الموجودة به لكي أستطيع أن اكتب ميثاق المشروع Project Charter، بمعنى أنني آخذه وأراجعه وأنظر في المعلومات الموجودة به قبل أن أضع ميثاق المشروع Project Charter.

 

• الحاجة من المشروع Business Case

لماذا تريد أن تطلق هذا المشروع؟ أو ما هي المشكلة التي يهدف المشروع إلى حلها؟

 

على سبيل المثال، تم تقديم اقتراحين للإدارة في الشركة، الاقتراح الأول أن نقوم بتمديد شبكة تربط بين أجهزة الموظفين، الاقتراح الثاني أن نقوم ببناء موقع إلكتروني website للشركة، هذا مشروع، وهذا مشروع آخر. لكن الإدارة لديها ميزانية تكفي لواحد من المشروعين فقط، كيف تتخذ الإدارة قرارها؟

 

تطلب منك أن تشرح لها الـ Business Case أي القضية التي يدافع عنها المشروع، بمعنى تقول لك إن لم نركب الشبكة التي تربط بين أجهزة الموظفين ما الذي سيحدث؟ فتقول لهم مثلا تأخر في تنفيذ العمل، لا يوجد تواصل بين الموظفين، لا يوجد تشارك بيانات، لا يوجد تشارك معلومات، هذا يؤدي إلى ضعف الإنتاج، هذا يؤدي إلى تأخر الإنتاج، هذا يؤدي إلى أخطاء في العمل، إلخ. انت الآن تشرح الـ Business Case أي الجانب السلبي الذي نريد أن نتخلص منه بإطلاق المشروع.

 

يقول لك عن الموقع الإلكتروني ما هي الـ Business Case؟ ‏إذا لم نقم ببناء هذا Website ما الذي يحدث؟ تقول له سيكون هناك صعوبة في وصول العملاء إلينا فلا يعلمون كيف يصلون إلينا، لا توجد معلومات عنا، لا يوجد موقع إلكتروني يستطيعون الوصول إليه، ورؤية منتجاتنا، وهذا يؤدي إلى انخفاض مبيعاتنا، هذا يؤدي إلى أن البراند الخاصة بنا ضعيفة. أما الهدف فيكون الشيء المعاكس، الهدف هو أن نقوي البراند، الهدف أن نزيد المبيعات، الهدف هو أن نحسن الإنتاجية، الهدف أن نسهل التواصل بين الموظفين، إذن الـ Business Case تتعاكس مع الـ Business Objective.

 

إذن الـ Business Case هي قضيتك؟ ما هو الشيء السلبي الذي تريد أن تتخلص منه؟ أما الـ Business Objective فما هي أهداف الشركة أو المؤسسة من إطلاق المشروع.

 

انتبه لهذا السؤال لأنه يتكرر كثيرا خاصة في المقابلات، خاصة إن كنت مجتمعا مع الإدارة العليا، قد تسمع هذا المصطلح كثيرا، يقول لك ما هي الـ Business Case؟ لماذا؟ ما هي المشكلة الموجودة عندك ونريد أن نتخلص منها؟ ما هو الشيء السلبي؟ فانتبه لهذا المصطلح.

 

كذلك أثناء كتابة ميثاق المشروع Project Charter لابد لي كمدير مشروع من شرح الـ Business Case بشكل مفصل وشكل كافٍ، لأنه بناءً على الـ Business Case كما ذكرنا سوف تتخذ الإدارة قرارها، إذا اقتنعوا بـ Business Case التي عرضتها، سوف يوافقون لك على ميثاق المشروع Project Charter ويقولون لك وافقنا على المشروع، واستلم صلاحياتك كمدير مشروع، أما إذا كانت الـ Business Case ‏المقدمة ضعيفة، لم يجدوا فائدة من المشروع المقترح، لم يقتنعوا بذلك المشروع، لم يجدوا أن المشكلة التي تتحدث عنها مشكلة حقيقية، يقولون لك لم نوافق على ميثاق المشروع، وقم بتأجيل المشروع، أو إلغاؤه، فإذن الـ Business Case من أهم الأمور التي يجب أن تدرج في ميثاق المشروع Project Charter.

 

• الاتفاقيات Agreements

إذا كنا نقوم بهذا المشروع مثلا بالتعاون مع شركات أخرى، أو مع شركاء آخرين، فأي اتفاقيات يجب أيضا أن نأخذها بعين الاعتبار، وتفاصيل هذه الاتفاقيات يجب أن نوضحها في ميثاق المشروع Project Charter.

 

النقطة الرابعة والخامسة هما شيئان يجب دائما عليك كمدير مشروع أن تأخذهما في عين الاعتبار وهما:

 

• العوامل البيئية والمؤسساتية Enterprise Environmental Factors

العوامل البيئية والمؤسساتية التي تحيط بالمشروع EEF أي ما هي العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على فرص نجاح المشروع؟ مثل البنية التحتية، والقوانين الحكومية، ووضع السوق، وارتفاع الأسعار، كل هذه عوامل خارجية، أما العوامل الداخلية فمثل سياسات التوظيف والتسريح، ووجود الإقامات أو وجود الفيزا أو عدم وجودها، إلخ.

 

• الأصول المعرفية للمؤسسة Organizational Process Assets

هي سياسات وإجراءات العمل وملفات المشاريع السابقة التي يمكن أن نعود إليها للاستفادة منها في المشروع الحالي.

 

كقاعدة عامة، لابد من أخذ هذين الأمرين في عين الاعتبار تقريبا في كل عمليات إدارة المشروع، وهما EEF و OPA فهما من مدخلات كل عمليات إدارة المشروعات -سواء ذكرنا ذلك أو لم نذكره- فدائما عليك كمدير مشروع أن تأخذ في عين الاعتبار العوامل البيئية المؤسساتية EEF وأيضا أن تأخذ في عين الاعتبار الأصول المعرفية OPA.

 

---

 

 

الأدوات والتقنيات Tools and Techniques

ثمة بعض الأدوات والتقنيات التي سوف نستخدمها في كتابة الوثيقة الرئيسية للمشروع Project Charter ومنها:

 

• استشارة بعض الخبراء Expert Judgment 

هناك بعض المعلومات التي قد لا تكون موجودة لدي أثناء كتابة ميثاق المشروع Project Charter فقد يكون من المطلوب مني مثلا تحديد الميزانية المتوقعة، والإطار الزمني العام، والمخاطر العامة، وهذه المعلومات قد لا تكون موجودة عندي، فأحتاج إلى استشارة بعض الخبراء. بعض الخبراء مثل:

• إدارات الأخرى، أو رؤساء إدارات الأخرى Other Units/Departments
• استشاريون Consultants
• بعض أطراف المشروع Stakeholders
• نقابات مهندسين، جمعيات حرفية، وما إلى ذلك Professional & Technical Associations
• مجموعات صناعية Industry groups
• خبراء SMEs) Subject Matter Experts‎)

عندما تقول عن شخص SME أي يستعان به من باب التشاور فقط، لكن ليس له صلاحيات بعد، فمثلا تقول حاليا أنا اكتب ميثاق مشروع Project Charter وأحتاج تزويدي ببعض المعلومات. عندما نقول عن شخص أنه SME بمجال محدد يعني أنه متخصص في تخصص دقيق، فمثلا عندما نقول إن محمد SME في مجال الاقتصاد، فهذا يعني أن محمد يفهم جدا في الاقتصاد وأنه خبير ومرجع وحجة وعلامة في الاقتصاد، هذا معنى Subject Matter Experts‎ أو SMEs فيمكن أن نلجأ لهم إذا دعت الحاجة.

 

• PMO) Project Management Office)

إذا كنت أعمل في مؤسسة هيكلها الوظيفي Strong Matrix من الممكن أن ألجأ إلى استشارة مكتب إدارة المشروعات PMO الذي أعمل فيه أصلا فمن بين مسؤولياتهم مساعدتي وتقديم ملفات المشروعات السابقة لي وتقديم العون والمعلومات التي أطلبها وما إلى ذلك.

 

إذن هذا بالنسبة لاستشارة بعض الخبراء Expert Judgment وللخبراء أمثلة وأنواع كثيرة أوردنا بعضها.

 

• تقنيات التسهيل والتيسير Facilitation Techniques

تلك المهارات التي يستخدمها شخص ما لتيسير الحصول على معلومة خاصة من مجموعة من الأشخاص. فأحيانا أثناء اجتماع، إذا ما كان هذا الاجتماع غير منضبط، تجد كل الأشخاص يتحدثون في مواضيع مختلفة، بمعلومات مختلفة، بشيء يلزم، وشيء لا يلزم وهناك خلافات وهكذا، من الوارد أن يقوم شخص ما بالتطوع لتنيظم الاجتماع، فينظم من يتحدث، وينظم النقاط التي يريد أن يناقشها، وما هي أهداف هذا الاجتماع، هذا الشخص هو الذي نسميه facilitator والتقنيات التي يستخدمها هي تقنيات facilitation أو التيسير

 

إذن أنا كمدير مشروع مطلوب مني أن تكون عندي بعض هذه التقنيات، مطلوب مني أن أستطيع أن أقوم بتنظيم الاجتماع وتسهيل الحصول على المعلومات التي أريدها، فإذا اجتمعت مع ثلاثة أو أربعة خبراء لكي لا يتحول الاجتماع إلى فوضى أقوم بمساعدتهم على التركيز على الفكرة التي أسألهم فيها، وأطلب منهم مثلا أن يعطيني كل شخص وجهة نظره بشكل منفرد، أو أن يرسلها بالبريد الإلكتروني إن كان الاجتماع بهم صعبًا، هذه نسميها Facilitation Techniques.

 

---

 

 

ما هي مخرجات Outputs عملية وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter؟

ما الذي سنحصل عليه بنهاية هذه العملية؟ سنحصل على ميثاق المشروع Project Charter أو كما ذكرنا يمكن أن يكون له أسماء كثيرة مثل أمر تكليف، أو  أمر مباشرة، أو عقد، إلخ.

 

ما هي الأمور التي يجب أن تُكتب في ميثاق المشروع وتوضح فيه؟

ميثاق المشروع عبارة عن وثيقة مختصرة عادة لا تتجاوز صفحتين أو ثلاث صفحات، والهدف من هذه الوثيقة أن أوضح الحاجة من المشروع Business Case، أوضح أهداف المشروع، أوضح بعض الملامح العامة للمشروع، وأقدمها إلى متخذي القرار، فإما أقنعهم بها فتتم الموافقة على ميثاق المشروع Project Charter وبالتالي يبدأ المشروع وأتسلم صلاحيات المشروع، أو لا استطيع إقناعهم فيقف المشروع أو يولد المشروع ميتًا كما يقال.

 

من يعد ميثاق المشروع Project Charter؟

هل مكتب إدارة المشروعات PMO أم مدير المشروع Project Manager؟ حقيقة يكون هناك تشاور كبير جدا بين مدير المشروع وبين شخص يدعى راعي المشروع Sponsor وأحيانا PMO، ولكن عادة بعد هذا التشاور  تعهد كتابة ميثاق المشروع إلى مدير المشروع لذلك هي أول عملية مسؤول عنها مدير المشروع.

 

وبالمناسبة إن تعرضت لسؤال في الامتحان عن من المسؤول عن وضع ميثاق المشروع Project Charter؟ فإن الإجابة المثلى ليست PMO وإنما هو راعي المشروع Project Initiator أو Sponsor فعادة من يقترح فكرة المشروع نسميه Initiator وعادة يكون أيضا راعي المشروع، فمثلا اقترح المدير التقني أن نقوم بإنشاء موقع إلكتروني على الإنترنت واقترح أيضا أن تكون أنت مدير المشروع، في هذه الحالة المدير التقني نسميه Initiator لأنه صاحب الفكرة، وبما أنه صاحب الفكرة فعادة ما يُعهد إليه أن يكون راعي المشروع، فنقول له طالما اقترحت فكرة إذن أنت راعي المشروع، انت المسؤول عن تأمين موارد المشروع، تأمين ميزانية المشروع، تأمين كل ما يتطلب المشروع، فقد يتم تكليف محمد بإدارة المشروع، أما راعي المشروع Sponsor هو المدير التقني، فإذا واجه محمد مشكلة، أو احتاج إلى أي موارد يطلبها مِن مَن؟ يطلبها من راعي المشروع Project Sponsor وهو في هذا المثال المدير التقني. وهذا هو الشكل الأمثل الذي يحدث.

 

---

 

ما هي الأمور التي ستكتب في ميثاق المشروع؟

 

نكتب في ميثاق المشروع الأمور التالية على الأقل، أحيانا تكون هناك أمور أكثر، وأحيانا يكتب الحد الأدنى، فيجب أن نكتب في ميثاق المشروع ما يلي كحد أدنى:

 

• الحاجة من المشروع Business Case

ما الحاجة من المشروع؟ لماذا تريد إطلاق المشروع؟ ما هو الغرض من المشروع Project Purpose أو ما هو مبرر إطلاقهJustification ‎؟ ما الذي سيحققه هذا المشروع ولا يتحقق بدونه؟

 

• أهداف المشروع القابلة للقياس ومعايير النجاح Measurable Project Objectives and Related Success Area

ما أهداف المشروع Project Objectives يفضل أن تكون قابلة للقياس measurable‎ فإذا قلت هدف المشروع أن أقوم بتركيب شبكة، هذا الهدف غير قابل للقياس بشكل دقيق، فإن قمنا بتوصيل ٨٠٪ من الأجهزة بعضها ببعض هل تلك تعتبر شبكة أم لا؟ ماذا لو قمنا بتوصيل ٢٠٪ فقط. لذلك يفضل دائما أن يكون الهدف دائما قابلا للقياس، فيمكنك أن تقول الهدف مثلا أن اقوم بتوصيل ٩٠٪ من أجهزة الموظفين بعضها ببعض، فهذا الهدف قابل للقياس، فعندما ينتهي المشروع أستطيع أن أقيس هل تم فعلا تشبيك ٩٠٪ من الأجهزة أم لا؛ لذلك نحاول دائما أن يكون هدف المشروع قابلا للقياس.

 

وما هي معايير النجاح Related Success Area متى اعتبر مشروعي ناجحا، فإذا كان الهدف أن أوصل ٩٠٪ فلم أستطع إلا أن أوصل ٨٠٪ هل يعتبر المشروع نجح أم فشل؟ أحيانا يكون هناك معايير محددة للنجاح تذكر في ميثاق المشروع.

 

• المتطلبات العامة للمشروع High-level Requirements

ما هي المتطلبات العامة للمشروع؟ بشكل عام ما هي متطلبات هذا المشروع؟ فأقول مثلا متطلبات هذا المشروع أن أقوم بإنشاء شبكة، هذه الشبكة تمكن الموظفين من التواصل الداخلي عن طريق البريد الإلكتروني الداخلي، تمكن الموظفين من تبادل الملفات، ومن العمل المشترك على الملفات، هذا اسمه متطلبات عامة، فيما بعد سيكون هناك متطلبات مفصلة أثناء التخطيط، لكن نحن الآن في مرحلة التحضير، أما في التخطيط هذه المتطلبات ستكون مفصلة لكن الآن تكون شكل عام.

 

بالمناسبة كل ما هو موجود في ميثاق المشروع Project Charter نسميه high-level بمعنى عام، فقط تقدير عام، لماذا؟ لأننا الآن في بداية المشروع وكما تذكرون قلنا في بداية المشروع مستوى الغموض عالٍ جدا، عندما أكون في بداية المشروع هناك غموض كبير، كل ما أكتبه في ميثاق المشروع يتضمن نسبة أو هامش خطأ واسع، وهذا شيء معروف لا يوجد فيه أي مشكلة، فعندما تقول مثلا إن ميزانية المشروع المقدرة حوالي مليون دولار وعندما وصلنا للتخطيط ووضعنا تخطيطًا مفصلا وجدنا أن ميزانية المشروع وصلت إلى مليون ونصف، لا توجد مشكلة لأنه كما ذكرنا في مثياق المشروع تضع تقديرًا عامًا، وهذه القواعد إن شاء الله سوف نذكرها بالتفصيل لاحقًا.

 

• وصف عام للمشروع High level project description

ما هو هذا المشروع، وما الهدف من هذا المشروع.

 

• المخاطر العامة للمشروع High Level Risks

ما المخاطر المتوقعة بهذا المشروع، ويكون ذلك بشكل عام high-level أما التفاصيل فليس موضعها الآن، كل التفاصيل تأتي في التخطيط أما الآن فقط نرسم الإطار العام.

 

• الإطار  الزمني العام للمشروع Summary Milestone Schedule

بشكل عام كم سيستغرق هذا المشروع، ما هي نقاط العمل الاساسية milestones بمعنى ما هي المرحلة الأولى، ما هي المرحلة الثانية، ما هي المرحلة الثالثة؟ أقول مثلا المرحلة الأولى هي عملية استطلاع الموقع، المرحلة الثانية هي الانتهاء من أعمال الحفر، المرحلة الثالثة هي عملية صب القواعد وهلم جرا، هذه اسمها milestones نقاط أساسية، ونقاط علاّم على زمن المشروع أو time frame أو timeline للمشروع.

 

• الميزانية العامة Summary Budget

بمعنى تقريبا كم سوف تكون ميزانية هذا المشروع، بشكل تقريبي، بشكل عام.

 

• متطلبات الموافقة على المشروع Project Approval Requirements

ما هي متطلبات الموافقة على هذا المشروع، ومن هم الأشخاص الذين سيوقعون على هذا الميثاق ليعتبر هذا المشروع بدأ، قد يكون العميل، قد يكون العميل والإدارة العليا، إذن ما هي التواقيع المطلوبة للبدء في المشروع.

 

• مدير المشروع المعين Assigned Project Manager

أيضا يجب أن يحدد مدير المشروع في لأنه كما ذكرنا يستمد صلاحياته من ميثاق المشروع.

 

• اسم وصلاحية راعي المشروع Name and Authority of Sponsor

وهو الشخص الذي سيكون مسؤولا عن توفير موارد المشروع؛ إذ يعد راعي المشروع Sponsor المرجع لمدير المشروع فإذا احتاج إلى موارد، أو إذا كان لديه أي مشكلة، عندئذ يتجه إلى راعي المشروع ويطلب ما يريده.

 

فكما ذكرنا يعد راعي المشروع هو المسؤول عن موارد المشروع، فسواء كان ممولا فعلي هذا الشخص أن يوفر لنا الميزانية، أو كان عضوًا في الإدارة فهو شخص مرجعي بالنسبة لي كمدير مشروع، فإذا احتجتُ كمدير مشروع أي شيء، احتجت أموالا، احتجت موارد مادية، احتجت موارد بشرية، احتجت مهندسًا، احتجت مبرمجًا، من مرجعي؟ إلى من ألجأ؟ من هو هذا الشخص؟ هذا الشخص سيكون راعي المشروع Sponsor وعادة يتم تكليفه من الإدارة العليا، فمن الممكن مثلا أن يعهد المدير العام إلى المدير التقني IT Manager ويكلفه فيقول له أنت ستكون راعي مشروع تركيب الشبكات.

 

وهكذا نكون قد انتهينا من أولى عمليات إدارة المشروع الـ ٤٧: وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter بحسب الدليل المعرفي لإدارة المشروعات PMBOK.

فيما يلي فيديو من كورس إدارة المشاريع الاحترافية للمهندس بيهس يشرح هذه العملية