لوح كانبان: الأداة المدهشة في إدارة المشاريع الرشيقة

بعض الأدوات الإدارية تدهشك ببساطتها ومدى فعاليتها، بل وتوحي لك أحيانًا بالكثير من الأفكار التطويرية، فلا تستغرب عزيزي القارئ إذا وجد مثلا في هندسة التصميم مبدأ اسمه KISS اختصارًا للكلمات التالية “Keep It Simple, Stupid”، أي اجعله بسيطًا لدرجة الغباء. هذا المبدأ الذي أسسه المهندس الأمريكي كيلي جونسون، يحث المصممين على وضع تصاميم لآلات -معدات- حتى طائرات بأبسط شكل ممكن، بحيث يسهل التعامل معها وصيانتها حتى على الشخص الغبي، وبأدوات بسيطة، ولعلك تعلم مثلًا أن العديد من شركات السيارات فرضت نفسها في الأسواق العالمية لهذا السبب تحديدًا، أي أنك تستطيع أن تقوم بصيانتها بنفسك إن أردت أو عند أول ميكانيكي تصادفه في الشارع.

استحضرت هذا الأمر، عندما تعلمت إحدى الأدوات المستخدمة في إدارة المشاريع الرشيقة Agile وهي لوح كانبان (في اللغة اليابانية كلمة كانبان تعني لوح العلامات) Kanban Board، فهو عبارة عن لوح بسيط ويستخدم بشكل بسيط جدًا لكي يمكنك من تحسين أي عملية Process تقوم بها عن طريق تمثيلها بصريًا، وبالتالي فهمها بشكل أكبر وإدارتها بشكل أفضل. كما قلت يمكنك استخدام هذا اللوح مع أي عملية تقوم بها في المؤسسة، لها مدخلات ومخرجات، مثلًا إنشاء تصميم جديد، تعيين موظف، تخطيط حملة علاقات عامة… إلخ، ولنضرب مثالًا تصميم برنامج جديد.

يعاني الكثير من مدراء المشاريع البرمجية من بطء عمل الفريق وضياع جهودهم في أماكن وأعمال لا تضيف قيمة للمشروع وهنا يمكنهم استخدام لوح الكانبان Kanban Board، لحل هذه المسائل. لو سألنا مدير المشروع ما هي المراحل التي تمر بها عملية الإنتاج البرمجي لديك وحصلنا على الجواب التالي: تخطيط – تطوير – اختبار – تطبيق – تسليم، لأمكننا أن نوضح ذلك على لوح كانبان Kanban Board بالشكل التالي: والذي نمثل فيه أيضًا نوع العمل الذي يقوم به الفريق بالألوان؛ فاللون الأحمر هو ميزة يطلبها العميل نريد إنجازها، واللون الأخضر هو عيب برمجي نريد إصلاحه، واللون الأزرق الفاتح هو مهمة يتم إسنادها لأحد الأعضاء، واللون البنفسجي هو القصة التي نريد أن نحققها للمستخدم user story.

الميزة الأولى في هذه الطريقة، أنها لا تقترح عليك مبدئيًا تعديل عمليتك، بل تقول لك مثلها بصريًا عن طريق هذا اللوح لكي تفهمها جيدًا، ففي مثالنا السابق، تستطيع مباشرة أن تفهم أن هناك الكثير من الأمور العالقة في مرحلة التطوير، وبالتالي هذه المرحلة تمثل عنق زجاجة يجب توجيه الفريق للتخلص منه.

الآن يجب أن نفهم الأمور التالية لكي نستطيع أن نسرع ونزيد كفاءة هذه العملية:

• العمل قيد الإنجاز Work In Progress – WIP ليس له قيمة حتي ينجز تمامًا وبالتالي يجب الحد منه، وعلى لوح كانبان Kanban Board هو الأعمال التي لم تصل بعد للمرحلة الأخيرة.
• الهدف الأساسي من نظام كانبان توزيع الموارد بكفاءة، عن طريق التعامل مع نظام كانبان كنظام سحب Pull من اليسار إلى اليمين، أي أننا عندما ننتهي من إنجاز مهمة ما ننقلها إلى المرحلة التالية، وليس نظام دفع Push حيث ندفع بالمهام دفعًا إلى أحد المراحل كأن أعطي الفريق عشرين قصة ليقوموا باختبارها، بينما قد يكونون مشغولين بمهام أخرى في مراحل أخرى.
• تذكر دائمًا القاعدة الإدارية التي تقول multitasking is bad tasking أي اسناد أكثر من مهمة إلى شخص واحد يضعف من كفاءته، فالأفضل أن يعمل على مهمة واحدة فقط وعندما ينتهي منها ينتقل إلى المهمة التي بعدها وهذا ما نحاول أن نقوم به هنا.
• يجب أن نضع حدًا أقصى لعدد المهام في كل مرحلة، لضمان زيادة Throughput أي عدد المهام التي تصل إلى النهاية، مثلًا يجب ألا نسمح بزيادة عدد المهام في مرحلة التطوير عن 5، فإذا حصل ذلك، يترك الفريق الأعمال في المراحل الأخرى لإنهاء الأعمال العالقة في التطوير.

هذه هي المبادئ الأساسية لأداة بسيطة جدًا، وكما أقول دائمًا لن تفهم شيئًا إلا عندما تجربه وهذه بالحقيقة من أهم مبادئ إدارة المشاريع الرشيقة Agile وهي التعلم بالتجربة Empirical Learning. جرب هذا اللوح في إدارتك أيًا تكن وأعلمني بالنتائج.