تم تعيينك في منصب إداري ومطلوب منك تحقيق إنجازات سريعة وإلّا…هذي هديتي لك ..10 أدوات إدارية يمكنك استخدامها في أي مجال ،وليس فقط في إدارة المشاريع
- الاجتماع اليومي وقوفاً: اجتماع مع فريق العمل، يجيب كل شخص فيه على ثلاثة أسئلة: 1- ماذا أنجزت أمس؟، 2- ما الذي أريد أن أنجزه اليوم؟ 3-ماهي المعوقات التي تعترض طريقي. لا يتجاوز ربع ساعة
- غرفة العمليات War room: تجميع الفريق في غرفة مشتركة حيث يتم تبادل المعلومات بسرعة والتنسيق لحل القضايا المستعجلة. يتم الاستعانة بلوحات معلومات كبيرة وأدوات قياس الأداء
- الإدارة بالتجوال Management By Wandering Around: اترك مكتبك وانزل إلى مكان العمل وتنقل بين الموظفين. استمع إليهم وماهي التحديات التي تواجههم واعطهم تعليقاتك وملاحظاتك
- الإدارة بالأهداف Management By Objectives: حدد أهدافاً للفريق قابلة للتحقيق في مدة محددة. عند انقضاء المدة، إذا حقق الفريق الأهداف ارفع السقف، إذا لم يحققها راجع الأسباب وعدّل
- القيادة بالخدمة: حدد لفريقك الهدف المطلوب ثم دعه ينظم نفسه بنفسه ويوزع مهامه بالطريقة التي يراها مناسبة، ثم أمن لهم كل ما يحتاجونه من موارد ودعم إرشاد وأزل أي عوائق قد تعترض طريقهم. شجعهم على الابتكار عن طريق خلق بيئة آمنة للتجربة والخطأ
- لوح الكانبان: قم بتمثيل مهام العمل بشكل بصري على لوح الكانبان. حدد أين تتراكم المهام وتخلص من عنق الزجاجة لتسريع العمل
- الإدارة بالأهداف والنتائج الرئيسية OKRs: ضع ثلاثة أهداف ضمن وقت محدد لفريقك لتحقيقها. اربط كل هدف بنتيجتين رئيسيتين أو ثلاث على الأكثر ثم تابع التنفيذ. عند الانتهاء عدّل وتابع كما هو مناسب
- نظرية التخفيف Lean: خفف واختصر الهدر الذي يوجد في بيئة العمل عن طريق التخلص من مصادر الهدر السبعة حسب نظرية التخفيف وأهمها العمل قيد الإنجاز WIP
- حلقة ديمنغ في التحسين المستمر: حسّن أي عمل أو عملية أو خمة لديك عن طريق تطبيق حلقة ديمنغ من أربع خطوات: خطط-نفذ-تحقق-صحح
- قاعدة باريتو أو 80/20: قلة من الأخطاء التي نرتكبها مسؤولة عن 80معظم المشاكل التي نعاني منها. تخلص من ال 20% بوقت قصير فيرتفع أدائك 80% في نفس الوقت
