في هذا المقال نتناول أسباب نجاح المشروعات. ذكرنا في مقال سابق أن نسبة كبيرة من المشروعات مصيرها للفشل، وفصّلنا أسباب فشل المشروعات. والسؤال الآن: لماذا تنجح المشروعات؟
توجد عوامل بالغة الأهمية يقوم عليها المشروع حتى يصل إلى بر الأمان، ومن أهم أسباب نجاح المشروعات ما يلي:
١- سلامة عمليات إدارة المشروعات Sound Project Management Processes
بمعنى وجود عمليات إدارة المشروع واضحة، فكما ذكرنا يوجد ٤٧ عملية، يجب أن تكون واضحة في ذهن مدير المشروع، ما هي العمليات؟ وكيف يستخدمها؟ وما أدواتها؟ وكيف يطبقها؟ ويعد هذا سببًا مهمًا في نجاج المشروع.
٢- ارتباط المشروع بأهداف العمل Project tied to the organization’s business goals
يجب أن يكون هناك ارتباط واضح بين المشروع وأهداف المؤسسة. لماذا نريد أن نقوم بهذا المشروع؟ وما الذي نريد أن نحققه كمؤسسة؟
٣- التزام ومتابعة الإدارة العليا Senior management commitment
يعد التزام ومتابعة الإدارة العليا من الأمور التي تسهم في نجاح المشروع، كما قد يكون ضعفها أحد أسباب فشل المشروع.
٤- إدارة تغيير فعالة Good change management
كما ذكرنا، يجب التغلب على مقاومة التغيير بإقناع المعنيين Stakeholders بأهمية هذا المشروع، وبالتالي يصبحون في صف المشروع وليس ممن يعرقلون المشروع.
٥- تفصيل المتطلبات Detailed requirements
من الضروري جمع متطلبات المشروع بشكل مفصل جدا. كلما استطعت أن تفصل أكثر في متطلبات المشروع، كان ذلك أفضل فمثلا عندما جاء العميل وقال أريد عربة وسكت، ونحن لم نسأله ما هذه العربة وما لونها أو ما شكلها أو ما طولها، فقد توقع أنه سيحصل على سيارة، ونحن أعطيناه عربة رمل، هل هذه عربة أم لا؟ فلذلك يجب أن تجمع المتطلبات Requirements بشكل مفصل. ما هي هذه العربة التي تريدها؟ هل تتسع لأربعة ركاب أم خمسة ركاب؟ هل هي عربة سباق أم عربة عائلية؟ ما هي مواصفاتها؟ طولها، عرضها، لونها؟ كلما جمعنا تفاصيل أكثر، كان ذلك عاملا مهما في نجاح المشروع.
٦- جدول زمني واقعي Realistic schedule
من الأمور بالغة الأهمية لنجاح أي مشورع وضع جدول زمني واقعي يتناسب مع أنشطة المشروع ومع حجم المشروع، فهذا يعتبر عاملا مهما من عوامل نجاح المشروع.
٧- علاقات جيدة مع المعنيين Good stakeholders relationships
كما ذكرنا، فإن إدارة علاقة ناجحة مع أطراف المشروع تعد أيضا من أسباب نجاح المشاريع.
والمقصود بكلمة Stakeholders ليس فقط أصحاب المشروع فكما ذكرنا Stakeholders كلمة عامة تشمل كل من له علاقة بالمشروع، بمعنى أن فريق العمل في المشروع هم أيضا Stakeholders ويجب إقناعهم بأهمية المشروع. بل وحتى صاحب المشروع أو راعي المشروع ربما لديه انشغالاته وربما فقد اهتمامه. ولذلك لدينا ما يسمى إدارة المعنيين/أطراف المشروع Stakeholders Management فأريد أن أدير هؤلاء الأشخاص وأن أتعامل معهم بالطريقة المناسبة التي تجعلني أكسب ولاءهم للمشروع.
٨- تمكين مدير المشروع Empowered project manager
فلابد أن يتمتع مدير المشروع بالسلطة والصلاحيات المطلوبة، وهذا شيء أساسي لأن كثير من الشركات تقوم بتعيين مدير مشروع ثم لا تعطيه صلاحيات، إذن كيف يتصرف؟ فدون صلاحيات، لا يستطيع أن يتخذ قرارات فعالة، ولا يستطيع أن يتخذ قرارات في الوقت المناسب. وهذا قد يؤدي في النهاية إلى فشل المشروع.
٩- فريق محترف ذو أدوار ومسؤوليات واضحة Skilled and appropriate team members with defined roles and responsibilities
فلابد أن يكون لدينا فريق مشروع يتمتع بالمهارات والكفاءات المطلوبة، وأن يعلم كل شخص ما هي مسؤوليته بالمشروع، فهذا أيضا شيء مهم.
١٠- توفر التمويل اللازم Availability of funding
يعد توفر التمويل أيضا عاملا مهما جدا، فإذا كان لديك أفضل مدير مشروع وكان لديك أفضل فريق وليس لديك تمويل، فلن ينجح هذا المشروع.
وفيما يلي فيديو يشرح فيه المهندس بيهس السوادي أسباب نجاح المشروعات.
