من هو راعي المشروع Project Sponsor؟

من هو راعي المشروع و ما هو دوره الحقيقي؟

هل سبق لك عزيزي، مدير المشروع، أن وقعت في مشكلة أثناء إدارة مشروعك و لم تجد من ينصت إليك أو يدعمك من الإدارة العليا، و تركت وحيداً تتخبط في محاولات البحث عن حلول و كانت النهاية أن تحملت اللوم و المسؤولية عن فشل المشروع بشكل أو بآخر؟

إن كان ذلك قد وقع فعلاً فلعلك أدركت أهمية أن يكون هناك شخص يتمتع بنفوذ عال في الإدارة العليا تستطيع أن تلجأ إليه لحل مشاكلك و تأمين احتياجات مشروعك. هذا الشخص بكل بساطة هو من نطلق عليه راعي المشروع Project Sponsor

للأسف فمعظم مؤسساتنا و شركاتنا لا تهتم بتعيين راعي مشروع، على الرغم من أهمية ذلك تماماً كأهمية تعيين مدير مشروع، إذ من هو مرجعية مدير المشروع و المسؤول عن دعمه و مساندته؟

و إذا أردت أن ألخص مهام راعي المشروع فهي كالتالي:

• يعتمد راعي المشروع ميثاق المشروع، الوثيقة الأهم في المشروع
• يقوم راعي المشروع بتمثيل المشروع أمام الإدارة العليا و الدفاع عنه، فإذا أرادت الإدارة العليا معرفة حالة المشروع و التقدم الحاصل فيه فهم غالباً ما يطلبون ذلك من راعي المشروع
• يمثل راعي المشروع مرجعية لمدير المشروع، في حال حصول مشكلة تتطلب تدخلاً إدارياً على مستوى الإدارة العليا على سبيل المثال إذا تأخر توفير الموارد أو لم يتم توفيرها بالشكل المناسب أو حصل بعض الخلافات بين مدير المشروع و المدراء الآخرين بسبب ترتيب أولويات أو ما إلى ذلك، عندئذ يمكن لمدير المشروع أن يطلب من راعي المشروع التدخل بسلطته لحل هذه الإشكالات و توفير هذه الموارد
• يراقب راعي المشروع القيمة التي يقدمها المشروع أثناء تقدم العمل و يعمل على أن تكون هذه المنافع و القيمة دائماً منسجمة مع الخطة الاستراتيجية التي تتبعها المؤسسة
• راعي المشروع يجب ان يكون عضواُ في لجنة ضبط التغيير المسؤولة عن الموافقة على أو رفض التغييرات المقترحة في المشروع. في الحقيقية هذه اللجنة يمكن أن تختصر في شخص راعي المشروع في بعض المشاريع بحيث يكون هو من يوافق على أو يرفض التغييرات في المشروع

أما من يكون عادة راعي المشروع فهو:

• الشخص الذي اقترح المشروع لكونه يساهم في تحقيق هدف استراتيجي من أهداف المؤسسة project initiator فبطبيعة الحال إذا كان هو من اقترح هذا المشروع تطلب إليه الإدارة العليا رعاية هذا المشروع
• قد يكون راعي المشروع هو مدير البرنامج الذي يكون هذا المشروع جزءاً منه
• قد يكون راعي المشروع مدير مكتب إدارة المشاريع في بعض الحالات
• و على العموم القاعدة الذهبية تقول أنه كلما تمتع راعي المشروع بسلطة و نفوذ أعلى كلما ساهم ذلك في تذليل العقبات أمام المشروع و بالتالي زاد من فرص نجاح المشروع، لذا فإن استطعت على سبيل المثال أن تجعل رئيس المؤسسة هو راعي المشروع فعندئذ بالتأكيد ستحصل على أعلى مستوى من الرعاية و الحماية، و هذا ما يكون فعلاً في المشاريع الاستراتيجية الحساسة بشكل كبير، إذ يتولى الرئيس التنفيذي رعايتها بنفسه.

بعد كل ذلك، لا أظن أنه من الوارد أو المنطقي أبداً ترك أي مشروع بدون رعاية أو بدون راعي مشروع، وهذا ما عليك دائماً أن تتأكد منه قبل أن تبدأ مشروعك