فيما يلي مجموعة من الأسئلة الهدف منها أن نتعرف إلى بعض المفاهيم الأساسية في إدارة المشروعات وهي مشابهة لنوعية أسئلة اختبار PMP. إذن لدينا مجموعة من العبارات، ونريد أن نرى هل هذه عبارات صحيحة أم خاطئة.

السؤال الأول

To be able to successfully manage his project, a project manager must have the same area of expertise of the project deliverables.

لكي يستطيع مدير المشروع أن يدير مشروعه بنجاح يجب أن تتوفر لديه الخبرة الفنية أو التقنية في نفس مجال العمل.

هذه العبارة خاطئة. فهي تقول: إذا كان المشروع مشروع بناء يجب أن يكون مدير المشروع مثلا مهندس بناء، إذا كان المشروع مثلا مشروع شبكات يجب أن يكون مدير المشروع تخصص شبكات وهكذا. لكن ألا هل يمكننا أن نضع شخص خلفيته بالمقاولات كمدير مشروع شبكات، هل يمكن ذلك؟ في الحقيقة، يمكن ذلك؛ لأن دوره هو الإدارة، بمعنى أن المطلوب منه هو إدارة هذا المشروع وليس التنفيذ، وليس الإشراف الفني والتقني.

إذن، من الممكن أن نتحدث عن نوعين من المهارات:

• النوع الأول هو المهارات الفنية والتقنية.
• النوع الثاني هو المهارات الإدارية.

فما هو المطلوب من مدير المشروع؟ هل المطلوب منه المهارات الفنية والتقنية أم المطلوب منه المهارات الإدارية؟ المطلوب من مدير المشروع هو المهارات الإدارية، مثل وضع جدول زمني، أو حساب التكاليف، أو بناء فريق عمل، أو تحديد محددات الجودة وإداراتها، أو إدارة التواصل. وليس المطلوب من مدير المشروع أن يقوم مثلا بوضع تصميم بنفسه أو ببرمجة كود بنفسه.

يمكن وصف مدير المشروع بأنه “المايسترو”. إذا تخيلنا الأوركسترا التي فيها أكثر من ٣٠٠ أو ٥٠٠ عازف كل عازف يعزف على آلته الموسيقية، فمدير المشروع هو المايسترو الذي يقوم بتنظيم وتحقيق هذا التناغم والانسجام بين العازفين.

وهنا قد يتساءل البعض: ألا يتطلب ذلك ولو معرفة قليلة بالجانب التقني؟ بالطبع يفضل ذلك وغالبا ما سوف يتطلب ذلك، فمثلا وضع الجدول الزمني قد يتطلب معرفة عامة ببعض الأمور التقنية. والسؤال هنا: من أين يحصل مدير المشروع على تلك المعلومات التي تتعلق بالجانب الفني والتقني؟ يحصل مدير المشروعات على المعلومات اللازمة من فريق العمل أو الأشخاص الذين من الممكن أن نطلق عليهم Project Champions أو Key Team Leaders أو قادة فريق العمل؛ فهؤلاء هم من لديهم التفاصيل الفنية والتقنية اللازمة. فمثلا، إذا احتجت لمعرفة كم تستغرق برمجة هذا الكود من الوقت، من سوف نسأل؟ سوف نسأل المبرمج. وإذا احتجت على سبيل المثال إلى معرفة كم يحتاج صب هذه القواعد من وقت، وكم تحتاج من موارد، وما هي الموارد التي تحتاجها، من سوف نسأل؟ سوف نسأل المهندس الإنشائي الذي يعمل معنا في المشروع. إذن، فبإمكان مدير المشروع الحصول على المعلومات اللازمة من المختصين.

وهنا يتبادر إلى الذهن سؤال: من وظف هؤلاء المختصين؟ بالطبع مدير المشروع. وكيف وظفهم؟ أو كيف اختارهم إذا لم يكن لديه المعرفة الفنية والتقنية؟ نقول إذا أحسست كمدير مشروع أنك غير قادر على الاختيار الصحيح وأن معلوماتك لا تسمح لك باختيار هؤلاء بشكل صحيح أو المفاضلة بينهم بشكل صحيح؛ فكثيرا ما نعهد بعملية الاختيار والتوظيف إلى طرف آخر، فكما تعلمون يوجد الآن شركات توظيف متخصصة، ويوجد الآن استشاريون تستطيع أن تستعين بهم في عمليات التوظيف. أما إذا كان بإمكانك ذلك، بناء على تجاربك السابقة، وبناء على خبرتك التي ربما تكون متقاطعة معهم، فأنت إذن من ستقوم بذلك. وفي جميع الأحوال، تلك أيضا إحدى مسؤولياتك.

كل دورات إدارة المشاريع باشتراك شهري

احصل على كل دورات إدارة المشاريع من م. بيهس على منصة يوتيوب باشتراك شهري ثابت يمكنك إلغاؤه في أي وقت. التفاصيل

السؤال الثاني

If a project fails due to lack of experience of the project team, the project manager assumes the responsibility.

إذا فشل المشروع بسبب نقص الخبرة ونقص الكفاءة لدى فريق عمل المشروع، يتحمل مدير المشروع مسؤولية هذا الفشل.

هذه العبارة صحيحة. كما ذكرنا، المسؤول عن اختيار الفريق وبناء الفريق أولا وآخرا هو مدير المشروع؛ فهو الذي يختارهم بناءً على المهارات المناسبة والمطلوبة منهم، فإذا فرضنا أن أفضل الأشخاص الذين وجدهم لا يتمتعون بهذه المهارات أو لا يتمتعون بها بالشكل الكامل، فلابد أن يقوم بتدريبهم إذا أحس أن المهارات التي عندهم غير كافية؛ فهو المسؤول أيضا عن تدريبهم وتطويرهم. فلنفرض أن التدريب والتطوير غير متاح لسبب أو لآخر، عندئذ المفروض أن يعتذر مدير المشروع إذا أحس أن هذا الفريق لا تتوفر لديه الكفاءة المطلوبة والخبرة اللازمة، وأنه لا يمكن تطوير أداء هذا الفريق وكفاءته لسبب أو لآخر، يجب أن يعتذر عن هذا المشروع ويقول إنه يرى أنه لا يمكن أن يتم ذلك المشروع. هذا جزء من المسؤولية الأخلاقية ومن أخلاق العمل أن يعتذر بقول أنا آسف أن أرى أن هذا الفريق لا يستطيع إنجاز المهام المكلف بها في المشروع، وبالتالي أعتذر عن القيام بهذا المشروع.

السؤال الثالث

The main responsibility of a project manager is to manage the project schedule.

المسؤولية الرئيسية لمدير المشروع أن يقوم بإدارة الجدول الزمني.

هذه العبارة خاطئة. وحقيقة يجب أن تنتبه لدقة السؤال؛ فهذا من أسباب صعوبة اختبار PMP فأحيانا يتعمد أن يعطيك بعض العبارات التي قد تبدو لك صحيحة أي أنها قد تخدعك، فشكل العبارة صحيح، يقول لك المسؤولية الرئيسية لمدير المشروع إدارة الجدول الزمني للمشروع. طبعا هذه العبارة بهذا الشكل ليست كاملة تستطيع أن تقول هي صحيحة جزئيا لكنها ناقصة. فإدارة الجدول الزمني للمشروع هي واحدة من عدة مسؤوليات أساسية وليست هي المسؤولية الأساسية الوحيدة، فلا يوجد مسؤولية رئيسية واحدة بل يوجد عدة مسؤوليات رئيسية، وإدارة الجدول الزمني إحداها، وكذلك إدارة التكاليف، وإدارة الجودة، وإدارة نطاق العمل. حقيقة هذه هي الأربع أساسيات إذا أردنا أن نعدد المسؤوليات الرئيسية لإدارة المشروع؟ فمدير المشروع مطلوب منه أربعة أمور أساسية، وهي: إدارة الجدول الزمني، وإدارة التكاليف، وإدارة الجودة، وإدارة نطاق العمل، وسوف نذكرها لاحقا بالتفصيل. إذن، انتبه إلى اكتمال العبارة.

السؤال الرابع

If a project fail due to hijacking the project shipment in Aden bay, the project manager assume responsibility.

إذا فشل المشروع بسبب أن الشحنات (مثلا شحنة المعدات أو الآلات) التي سوف نستخدمها في المشروع هذه الشحنة تم خطفها. أتت على سفينة وهذه السفينة مرت على خليج عدن فتم خطفها من قبل القراصنة ففشل المشروع لهذا السبب هل يتحمل مدير المشروع مسئولية هذا الفشل؟

هذه العبارة الصحيحة. يتحمل مدير المشروع مسؤولية هذا الفشل، كيف يتحمل مدير المشروع مسئولية هذا الفشل؟ هل هو مسئول عن القرصنة؟ نقول إنه مسؤول عن إدارة المخاطر، فهذه واحدة من المسؤوليات التي تقع على عاتق مدير المشروع. فجميعنا نعلم الآن أن هناك قراصنة في خليج عدن، لأننا نعلم ذلك فإننا نرى أنه يوجد خطر في حال مرور هذه السفينة بهذه المنطقة، فهذا خطر يجب أن يتم حسابه، فيجب أن يتم مثلا التأمين على هذه الشحنة، يجب أن نضع خطة بديلة. وبالتالي لو حصلت تلك المشكلة فلدينا خطة بديلة أن تأتي المعدات من مكان آخر أو بطريقه أخرى أو ما إلى ذلك. إذن هذا جزء من التخطيط وإدارة المخاطر التي يجب أن يقوم به مدير المشروع. ويتضمن إدارة المخاطر التعاقد مع شركات مختصة تتحمل المسئولية. فأنت قمت بإدارة المخاطر، فرفعت الخطر عن نفسك لشركة مختصة،فلو لم تفعل ذلك فأنت من يتحمل المسؤولية.

سؤال آخر إذا فشل المشروع بسبب زلزال مثلا هل يتحمل مدير المشروع مسئولية هذا الفشل؟ هل يتحمل مدير المشروع مسؤولية الفشل في حال حصول زلزال وكان مشروعنا في اليابان؟ هل يوجد فرق إذا كان المشروع في اليابان أو كان في المملكة العربية السعودية مثلا؟ كما يعلم معظمنا، في اليابان حدوث الزلازل شيء وارد جدا، في اليابان من الممكن حصول زلزال كل ٥ دقائق أو كل ١٠ دقائق تحصل عشرات الزلازل ربما مئات الزلازل في اليابان بشكل طبيعي، فإذا لم يضع مدير المشروع الزلازل في اليابان في حساباته فبالطبع سوف يتحمل مسؤولية فشل المشروع. لكن في دولة مثلا لم يعرف عنها وجود الزلازل لم يحصل زلزال مثلا إلا كل ٢٠٠ عام أو ٣٠٠ عام مرة، هل يتحمل مدير المشروع مسؤولية الفشل في حال حصول زلزال؟ لا يتحمل مدير المشروع مسؤولية ذلك. لماذا؟ لأن هذا ما نسميه “العوامل القاهرة” Force Majeures فهذا يعتبر من العوامل القاهرة، أي عوامل لا يمكن توقعها، أو يصعب جدا توقعها.

ما هي العوامل القاهرة وما هي العوامل غير القاهرة؟ غالبا ما تتضمن العقود بندًا يسمى بند العوامل القاهرة Force Majeures الذي ينص على عدم تحمل المسؤولية في حال حصول واحد من العوامل القاهرة كزلزال، أو فيضان، أو إعصار، أو عند قيام حرب مفاجئة في بيئة ليس فيها أي مؤشر لحدوث حرب، لكن مثلا إن كان هناك توتر شديد بين بلدين ونحن نريد القيام بمشروع فيجب بالطبع أن نأخذ ذلك في الاعتبار ويجب أن نتعامل معه كخطر من المخاطر. إذن هو الاحتمال. ما هو الاحتمال؟ احتمال حصول زلزال في اليابان من ٥٠ إلى ٧٠٪ زلزال مؤثر لكن احتمال حصول زلزال مثلا في المملكة العربية السعودية ربما يكون ١٪ أو ٢٪. هذا هو الذي يفرق بين ما يمكن اعتباره من العوامل القاهرة أو غير القاهرة، وهذا جزء اساسي دراسة مخاطر المشاريع، جزء أساسي من كل مشروع.

السؤال الخامس

A project may continue forever.

يمكن أن يستمر المشروع إلى ما لا نهاية.

هذه العبارة خاطئة. كما تعلمون، تعريف المشروع هو نشاط مؤقت، له بداية متوقعة، وله نهاية متوقعة، وله جدول زمني. إذن لا يمكن أن يستمر مشروع إلى الأبد.

وقد يسأل البعض: إذا كان لدينا مشروع صيانة يتكرر كل 3 إلى 5 سنوات، أليس هذا عبارة عن مشروع متكرر؟ لا هذه عبارة عن مشاريع منفصلة، كل مشروع هو مشروع منفصل بذاته، له بداية وله نهاية، وهو لا يتكرر لأن الأشخاص الذي سوف يقوم بهم مختلفون، والجدول الزمني مختلف، ونطاق العمل مختلف. اسمه فقط هو ما يتكرر، أما ما عدا ذلك فالمشروع لا يتكرر، بل يحدث في أوقات مختلفة وبأشخاص مختلفين وهكذا، فكل مرة نقوم فيها بعملية الصيانة، يعد هذا مشروعًا مختلفًا ومنفصلا.

السؤال السادس

If you are having issue with your project, you should communicate them on timely manner to the proper stakeholders.

إذا كان لديك مشاكل في مشروعك (كأن تكون متأخرًا في الجدول الزمني، أو تجاوزت الميزانية المحددة للإنفاق، أو ما إلى ذلك) يجب أن تقوم بإبلاغ المعنيين أو إلى أطراف المشروع بها.

هذه العبارة صحيحة. طبعا المقصود هنا أطراف المشروع Project Stakeholders‎ وتعريفهم -كما سنرى بعد ذلك- كل من يؤثر أو يتأثر بالمشروع إيجابا أو سلبا، ويطلق عليهم أيضا أصحاب العلاقة بالمشروع أو أصحاب المصلحة. كما تعلمون، أهم أطراف المشروع (Stakeholders) هما الإدارة والعميل الذي ننفذ المشروع لصالحه. فهل عليّ كمدير مشروع إذا حدثت لدي مشكلة أن أنقل هذه المشكلة بشكل دقيق وفي الوقت المناسب، أم أحاول أن اتخلص من هذه المشكلة وأحل هذه المشكلة قبل أن أنقلها، بمعنى أنني أطمئنهم في البداية وأخبرهم أن الأمور جيدة، في حين أبحث عن حل للمشكلة بيني وبين نفسي إلى أن أجد حلا، برأيكم ما التصرف الصحيح؟ الحقيقة أنه من أخلاقيات العمل Business Ethics والمسؤولية Responsibility أن ينقل مدير المشروع الصورة كاملة لأصحاب المشروع، يخبرهم عن المشكلة واقتراحات حلولها، على أن تكون مشاكل حقيقية من شأنها أن تؤثر على سير العمل، ننقلها مع محاولة ذكر أسباب حدوث المشكلة، وكيف حصلت، وما هو اقتراحنا لحل هذه المشكلة.

السؤال السابع

You should start your project immediately, rather than taking weeks of planning.

بدلا من أن تأخذ أسابيع في التخطيط، ابدأ في التنفيذ مباشرة.

هذه العبارة خاطئة. كما يقولون في اللغة الإنجليزية Failing to plan is planning to fail الفشل في التخطيط هو تخطيط للفشل. أن تبدأ بدون خطة كأنك تخطط لكي تفشل. هذه أيضا من مسؤولية مدير المشروع، أن يقوم بالتخطيط، ويتحقق من صحة التخطيط، ويتحقق من المعطيات التي اعتمد عليها هذا التخطيط. هذا كله من مسئولية مدير المشروع. فعندما أضع خطتي، أحاول وضغها على أسس صلبة، على أرقام واضحة على معطيات وعلى بيانات صحيحة، فهذا أيضا من مسؤوليتي كمدير مشروع أن أتأكد من صحة تخطيط هذه الأمور وبالتالي يكون التخطيط سليمًا.

السؤال الثامن

The tendency for continuing application of effort or skills toward a particular project or goal is to decline in effectiveness after a certain level of results has been achieved.

تقل فاعلية الاستخدام المستمر للجهود والمهارات بغرض استكمال مشروع أو بلوغ هدف، بعد تحقيق مستوى معين من النتائج.

هذه العبارة صحيحة. وهي مثال آخر على أسئلة اختبار PMP التي تتطلب التدقيق في معنى العبارة جيدا. ما هي العلاقة بين الجهد والنتيجة؟ تكون العلاقة طردية أو خطية، أي كلما بذلت جهد أكبر تحصل على نتيجة أعلى، بذلت جهد ١٠٪ تحصل على نتيجة ١٠٪ بذلت جهد ٢٠٪ تحصل على نتيجة ٢٠٪، لكن بعد نتيجة معينة أو بعد مستوى محدد من النتائج مثلا بعد ٥٠٪ أو بعد ٦٠٪ لكي تستطيع أن ترفع النتيجة عندئذ يجب أن تبذل جهود مضاعفة، فلكي ترفع النتيجة مثلا لمقدار ١٠٪ إضافية تجد نفسك بذلت جهود كبيرة جدا أكبر بكثير من الجهود التي حصلت عليها لتحصل على نتيجة مثلا ٥٠٪. فمثلا، طالب في الثانوية كان يدرس ساعتين في اليوم فحصل على ٥٠٪ هل من الصحيح أن نقول له لو ذاكرت ٤ ساعات في اليوم كنت حصلت على ١٠٠٪؟ لا، إذن البداية سهلة الإقلاع، لكن تأتي الصعوبة في المراحل النهائية عندما تريد إذا أن تصل إلى الإتقان.

فمستوى الاتقان يحتاج لجهود أكبر بكثير من تلك التي تبذلها في البنية الاساسية أو لإقلاع المشروع، فالصعوبة تأتي مع السعي لتحقيق الإتقان والكمال. وهذا قانون معروف من قوانين العمل Law of Diminishing Returns قانون العوائد المتلاشية.

نفس الشيء ينطبق على إدارة المشروعات. فمثلا عندما نقوم ببناء برج، البداية سهلة البناء والقواعد الأساسية سهلة لكن النهاية finishing صعبة، نفس الشيء بالنسبة لإنشاء موقع إلكتروني website أو برمجة تطبيق أو تمديد شبكة network. في تلك المشاريع جميعها البداية أو وضع الهيكل الأساسي أو الانطلاق سهل، ولكن الصعوبات تكون في النهاية والإكمال والإتقان. نحن نتحدث بشكل عام عن الجهود التي سوف يبذلها فريق العمل في المشروع، متى تكون هذه الجهود أكبر ما يمكن في البداية أم النهاية. كما ذكرنا عندما نضع اللمسات الأخيرة على المنتج تلك اللمسات هي الحاسمة، سواء كانت تلك المنتجات برجًا أو كانت تطبيقًا للهواتف الخلوية أو موقع إنترنت، فقانون العوائد المتلاشية أو المتناهية معناه أن العائد من العمل يبدأ بالتلاشي بعد نقطة محددة، فلا تأتي الجهود نفس الثمار التي كانت تأتيها في بداية المشروع، بل تحتاج إلى بذل جهود أكبر وأعلى، والأعمال بالخواتيم.

كانت تلك بعض العبارات التي أردنا أن نوضح بها بعض المفاهيم في إدارة المشاريع، وهي تتشابه مع نوعية الأسئلة التي قد نجدها في اختبار PMP.

تابع فيديو يشرح هذه الأسئلة ضمن مقدمة إلى دورة إدارة المشاريع الاحترافية PMP