مكتب إدارة المشاريع PMO – هل هو ضروري حقا؟

عزيزي المدير العام/التنفيذي… لا غنى لك عن مكتب إدارة المشاريع PMO!

أظن أن معظمنا كمحترفي ورجال أعمال، ربما كلنا أيضًا، نفهم الشيء الأساسي المطلوب والمتوقع من إدارة المشاريع وهو تنفيذ العمل المطلوب ضمن الوقت المطلوب والتكلفة المطلوبة ومعايير الجودة المطلوبة، لكنك بالتأكيد تساءلت عن جدوى وجود إدارة متخصصة لمتابعة المشاريع وضبطها وقيادتها في مؤسستك، التي لا ربما لا تقوم بتنفيذ أي مشاريع لأي عميل، لأنها حكومية، أو خدمية أو غير ربحية أو خلاف ذلك من الأسباب.

إذا كانت هذه الحال لديك، دعني أطرح عليك بعض الاستفسارات:

• ما هي نسبة مشاريع المؤسسة التي تكتمل في الوقت والتكلفة ومعايير الجودة المحددة لديك؟
• ما هي نسبة العملاء الراضيين عن التعامل معك؟
• هل سبق أن واجهت مشكلة في التزام موظفيك بالمواعيد المحددة لهم لإنجاز مهام معينة؟
• هل يشتكي موظفوك من كثرة الأعباء الملقاة عليهم وتعارض الأولويات؟
• هل تعتقد أنك تحتاج إلى المزيد من التنظيم في الأعمال الداخلية للمؤسسة؟
• هل تعتقد أن الحملة التسويقية التي تخطط للقيام بها، أو إعادة هيكلة الشركة التي وضعتها ضمن خطتك الاستراتيجية أو وضع تصميم المنتج الجديد الذي تعمل عليه، هي كلها مشاريع ويستحسن أن يديرها مدير مشروع محترف؟

لعل الصورة بدأت فعلًا بالاتضاح لديك الآن، دعنا نتفق أولًا وقبل كل شيء أنه لا توجد مؤسسة أو شركة في جميع أنحاء العالم لا تقوم بمشاريع؛ فالمشاريع نوعان: خارجي يتم تنفيذه لصالح عميل من خارج المؤسسة ويهدف إلى تحقيق ربح مالي ومشاريع داخلية يكون فيها العميل إدارة داخلية وتتطلب منا استثمارًا ندفعه ونحن نتوقع أن يعود لنا هذا الاستثمار بعائد ROI) Return On Investment). المشاريع الداخلية لا تنتهي، بالتأكيد أنت ترغب بإطلاق حملة تسويقية في وقت ما، أو تدريب موظفيك على تقنية ما، أو وضع تصميم منتج ما، أو تركيب خط إنتاج جديد، أو افتتاح فرع جديد في مدينة ما وكل هذه مشاريع لأنها ببساطة تحقق التعريف الأكاديمي للمشروع وهو: نشاط مؤقت وفريد -لا يتكرر- يتم اتخاذه للتوصل إلى مخرجات فريدة -لا تتكرر- ولعلك الآن أدركت أن المشاريع الداخلية أكثر أهمية من الخارجية لأنها هي التي ستحقق لك أهدافك الاستراتيجية والتي وضعتها لفترة تتراوح بين ٣-٥ سنوات.

إذا كان الأمر كذلك وإذا كنت متفقًا معي لحد الآن فقل لي، من سيكون المسؤول عن إدارة هذه المشاريع خاصة الداخلية منها ومن سيعمل على أن تحقق هذه المشاريع أهدافها كما اتفقنا ضمن الوقت والتكلفة ومعايير الجودة المطلوبة؟

قد تعمد إلى حل سريع وغير مكلف وهو أن تتعامل مع الأمر على أساس الأهمية فتأتي بمدير مشروع عندما تحس أن المشروع بالفعل مشروع مهم، وتتعاقد معه على أساس المشروع بحيث تنتهي خدماته بانتهاء المشروع، لكن هذا الحل حقيقة وإن بدا جيدًا على المدى القصير فهو مكلف بل وسيئ على المدى البعيد للأسباب التالية:

1. من سيقرر ما هي أولويات المشاريع وما هو مدى ارتباطها بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة؟ وأرجوك لا تقل لي إنه أنت لأني أعلم كم أنت مشغول في أمور أكثر أهمية.
2. من سيختار مدير المشروع المناسب ويكون مسؤولًا عن مراقبة وضبط أداء المشروع ومدير المشروع، إذ أنني أيضًا لا أعتقد أنه لديك الوقت الكافي لمتابعة كل هذه المشاريع التي تحدث لديك؟
3. كل مدير مشروع تأتي به سوف يستخدم منهجيته وأسلوبه الخاص في إدارة المشاريع ويكون له طرق التواصل الخاصة به مع فريق العمل بل ومفرداته التي ربما لن يستخدمها مدير مشروع آخر، وصدقني الفوضى سوف تكون عارمة.
4. عند انتهاء المشروع وتسليم المخرجات من سوف يحتفظ بملف ووثائق المشروع للاستفادة منها في المشاريع القادمة؟

إذن لعلك الآن تتفق معي أن هذا الحل لا يبدو مناسبًا على المدى الطويل بل الأفضل أن نستثمر في إدارة متخصصة “مكتب إدارة المشاريع” PMO) Project Management Office)، يكون من مهامها:

• تحديد المشاريع المناسبة التي نحتاج لإطلاقها وترتيبها وفق الأولويات والعمل على توفير مواردها وتنظيمها ضمن برامج programs ومحافظ portfolios.
• تعيين مدراء المشاريع الخبراء والمتخصصين على هذه المشاريع وتقديم الدعم اللازم لهم لإنجاح مهامهم.
• توحيد سياسات وإجراءات العمل policies & procedures التي تتعلق بإدارة المشاريع واللغة المستخدمة وقوالب العمل templates.
• قياس وضبط الأداء في المشاريع واتخاذ الإجراءات الوقائية والتصحيحية اللازمة عند اللزوم.
• توثيق كل ما يحدث في المشاريع والاحتفاظ بهذه الوثائق والدروس المستفادة والتي تشكل ثروة معرفية نستخدمها في المشاريع المقبلة.

كيف يكون ذلك؟؟ لنا حديث قريب بإذن الله تعالى