مجموعة عمليات البدء Initiating Processes

بصفتك مدير المشروع، ما أول أمر ستقوم به؟ هذا ما نطلق عليه مجموعة عمليات البدء Initiating Processes. ما هي هذه العمليات؟

 

تلك العمليات التي سوف نقوم بها لتحديد مشروع جديد، أو مرحلة جديدة لمشروع موجود، عن طريق الحصول على إذن رسمي أو صلاحية إطلاق هذا المشروع أو إطلاق هذه المرحلة.

 

وتهدف مرحلة البدء أو التحضير والإطلاق إلى معرفة جدوى هذا المشروع وإمكانية القيام به، وبالتالي نقرر إذا ما كنا نحتاج فعلا إلى هذا المشروع، أو لا نحتاج إليه فنقوم بإيقافه.

 

وبحسب الدليل المعرفي لإدارة المشروعات PMBOK 5 الصادر عن معهد إدارة المشروعات الأمريكي PMI، تنقسم عمليات إدارة المشروعات إلى خمس مجموعات بحسب ترتيب حدوثها في المشروع، وهي كالآتي:

• مجموعة عمليات البدء Initiating
• مجموعة عمليات التخطيط Planning
• مجموعة عمليات التنفيذ Executing
• مجموعة عمليات الضبط والمراقبة Monitoring & Controlling
• مجموعة عمليات الإغلاق Closing

إذن مرة أخرى، مجموعة عمليات البدء Initiating Process Group هي تلك العمليات التي سوف نقوم بها لإطلاق مشروع جديد، أو مرحلة جديدة. انتبه أيضا إلى أننا نقول “مرحلة”، ماذا يعني ذلك؟ تذكرون عندما قلنا إذا كان مشروعك كبيرًا، ما الذي تفعله؟ قلنا يفضل إذا كان المشروع كبيرًا ألا نتعامل معه كمرحلة واحدة وإنما نقسمه إلى مراحل phases وهذه المراحل يمكن أن تكون متداخلة overlapping ويمكن أن تكون متعاقبة sequential فعندما تقسم مشروعك إلى مراحل، تتعامل مع كل مرحلة بوصفها مشروعًا جزئيًا، وبالتالي كل مرحلة لها “بدء” ولها “تخطيط” ولها “تنفيذ” ولها “إغلاق” فلذلك نقول لك هنا: انتبه! فعمليات البدء هذه تحتاجها لمشروع جديد، وأيضا ربما تحتاجها عندما تطلق مرحلة جديدة.

 

مجموعة عمليات التحضير والإطلاق هذه تتألف من كم عملية؟ تتألف من عمليتين:

العملية الأولى: وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter

وهي عملية تكاملية، أي من بين المهارات المعرفية العشرة لإدارة المشروعات Knowledge Areas، تندرج هذه العملية تحت مهارة التكامل Integration. إذن بصفتك مدير مشروع، أول شيء تقوم به في المشروع هو كتابة الوثيقة الأساسية للمشروع، التي توضح ما هي أهداف المشروع، ولماذا نريد إطلاق المشروع، ومن هو راعي المشروع، ومن هو مدير المشروع، وما هي المخاطر المتوقعة في المشروع مثلا، أي تضع الأهداف والمحددات العامة للمشروع، هذه الوثيقة الأساسية التي سوف نقترحها على الإدارة أو نقدمها للعميل، فإذا تمت الموافقة عليها، يعتبر المشروع قد أُطلق. اقرأ المزيد في هذا المقال عن عملية وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter.

 

العملية الثانية: تحديد المعنيين بالمشروع Identify Stakeholders

وتندرج هذه العملية تحت المهارة المعرفية إدارة العلاقة مع المعنيين بالمشروع Stakeholders Management. فمن بين الأمور التي يجب أن أقوم بها مع بداية المشروع أو أثناء التحضير للمشروع أن احدد من هم أطراف المشروع stakeholders أي كل من يؤثر أو يتأثر بالمشروع سلبًا او إيجابًا فهذا شيء بالغ الأهمية، وقد ذكرتُ لكم أن كثيرًا من المشاريع تفشل لأن مدير المشروع لم يحدد أطراف المشروع تحديدًا صحيحًا، أو لم يضع استراتيجية مناسبة للتعامل مع أطراف المشروع.

 

إذن هاتان هما العمليتان اللتان سوف نستعرضهما في مرحلة التحضير والإطلاق. وسنتناولهما بالتفصيل لاحقا، إن شاء الله، فتابعونا.

 

 

 

[dt_sc_callout_box type=”type1″ icon=”fa-graduation-cap” link=”https://www.udemy.com/pmp-preparation/?couponCode=SITE-INITIATE” target=”_blank” button_text=”اشترك الآن”]

دورة PMP كاملة أونلاين مسجلة – فقط ٩٩ دولارًا

تعلم في المكان والزمان المناسبين لك. تؤهلك للتقدم لاختبار PMP.

[/dt_sc_callout_box]